„Beste Erfindung seit geschnitten Brot“

Welche Bedeutung hat Digitalisierung für Ihr Unternehmen?

Digitalisierung bedeutet für uns, dass wir den Kunden unseren Service viel schneller anbieten und Anfragen viel schneller beantworten können. Es erleichtert uns die Arbeit, wenn wir den Aufwand reduzieren und Medienbrüche verhindern können. Unterlagen einscannen und wieder hochzuladen macht mir keinen Spaß, wenn ich auch digital unterschreiben kann.

Wie erleichtert ein Dokumentenmanagementsystem, kurz DMS, Ihre Arbeit?

Wir bearbeiten mittlerweile rund 1.500 Aufträge pro Jahr. Wenn man eine Pumpe repariert, dann gehören dazu Stücklisten mit Bauteilen, die benötigt werden. Zur Anfrage erhalten wir außerdem weitere Dokumente, wie zum Beispiel Kontaminationserklärungen oder Zeichnungspläne. Zu jeder Pumpe erhalten wir weitere 10 bis 15 Angebote für die benötigten Ersatzteile. Insgesamt fallen in manchen Fällen leicht 40 bis 50 Seiten an Dokumentation an, die gemeinsam mit der Rechnung abgeheftet und zehn Jahre aufbewahrt werden müssen. Das möchte ich alles digitalisieren, denn ein zufriedener Kunde kommt natürlich auch wieder. Bei einer Pumpe hat man immer Verschleiß, sodass diese meist nach ein paar Jahren gewartet oder repariert werden muss. Da möchten wir einen schnelleren Zugriff auf die Daten haben.

Sie wollen am 1. August 2023 mit dem DMS starten. Womit geht es los?

Wir starten zunächst mit der Rechnungsfreigabe. Dazu zählen unter anderem die Prüfung und der Abgleich von Auftragspositionen und Lieferscheine. Die Anzahl der Rechnungen, die wir für die Firma bearbeiten, ist schon recht hoch. Das liegt auch an der Menge an Kleinteilen, die wir auftragsbezogen bestellen. Für eine Pumpe sind das manchmal zwei Schrauben mit einem Rechnungswert von zwei Euro. Das muss automatisiert werden, auch um die Mitarbeiter zu entlasten, die sich dann besser auf die Produktion konzentrieren können.

Wie konnte die Thüringer Aufbaubank dabei unterstützen?

Ich habe mich sehr gefreut als ich Ende 2022 gesehen habe, dass der Digitalbonus wieder beantragt werden kann. Die Förderung hilft sehr, weil es auch aufzeigt, wo wir investieren sollen. Man muss sich schließlich mit den Fördergegenständen auseinandersetzen. Systeme wie ein DMS oder ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) bringen Unternehmen sicher mindestens drei Schritte voran. Wenn man solche Systeme mit professionellen Partnern implementiert, wird das schnell eine große Investition. Solche Projekte anschubmäßig mit dem Digitalbonus zu finanzieren, hilft sehr.

Wie lief die Antragstellung?

Mein Antrag zum Digitalbonus wurde innerhalb von drei Tagen genehmigt. Man muss einfach ein paar Dinge beachten: Zum einen müssen Antragsteller akzeptieren, dass sie vorab nicht mit dem Projekt beginnen dürfen. Man sollte auch wissen, dass ein Förderantrag am Ende in einem Bescheid mündet, der erst erteilt werden darf, wenn alle Unterlagen bei der Aufbaubank inkl. Angebot vorliegen. Für die Antragsformulare sollte man sich also einen Moment Zeit nehmen. Und man muss diesen Bonus natürlich anfordern, wenn es ihn gibt.

Seit April 2023 sind Unternehmen zu einem zweiten Antrag im Digitalbonus berechtigt. Was haben Sie vor?

Das ist die beste Erfindung seit geschnitten Brot. Nach einem DMS ist ein ERP-System, zur Planung und Organisation der im Unternehmen vorhandenen Ressourcen, der zweite Schritt, den man gehen muss. Wir brauchen eine sehr gute Warenwirtschaft, um auch die allgemein verlängerten Lieferzeiten besser abbilden zu können. Der Zeitraum von der Warenbestellung über den Bau der Pumpe bis hin zur Fertigstellung, also wann ich die Leistung abrechnen kann, dauert inzwischen leider länger als in vergangen Jahren. Das ERP-System muss uns also dabei unterstützen, welche Werte hier liegen. Mithilfe der technischen Unterstützung wollen wir das gesamte Auftragsmanagement, die Bestellungen sowie die Steuerung der Produktion und die Abrechnung in einem System abbilden.

Wie bringt man beide Systeme zusammen?

Momentan sind alle Pumpen und Aufträge nach Kommissions- und Auftragsnummern sortiert. Nach diesen Nummern werden alle Vorgänge organisiert und langzeitarchiviert. Gleichzeitig möchte ich im ERP-System, dass jede Pumpe von uns eine eindeutige Nummer erhält. Wenn die Pumpe nach ein paar Jahren zur Wartung oder Reparatur wieder in Werkstatt kommt, haben wir im DMS und ERP alle Unterlagen ,Notizen und Bestellungen beisammen. Oder der Kunde kann uns vorab anrufen, um uns die Nummer durchzugeben und wir checken schneller, welches Ersatzteil damals bestellt wurde.

Insofern stellen wir mit der Anschaffung des ERP-Systems den idealen Folgeantrag zum DMS. Ich finde es sehr gut, dass der Digitalbonus für einen zweiten Antrag geöffnet wurde. Das zeigt für mich, dass der Bedarf erkannt wurde.

Vielen Dank für das Gespräch!